Défi
La logistique de la gestion de plus de cinq millions de pieds carrés d’espace dans quatre-vingt-quatre épiceries dans vingt États était un défi pour l’organisation nationale de maintenance des installations d’épicerie. Les gestionnaires d’installations de la chaîne recherchaient un fournisseur unique capable de gérer ses systèmes de CVCR et de bâtiment, la maintenance préventive programmée, les services de réparation/remplacement non programmés sur appel 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ainsi que les petits projets de construction pour l’ensemble du bâtiment.
Le projet étant partiellement financé par 5 % des ventes, le fournisseur de services gérés devait respecter des exigences contractuelles strictes et respecter les directives budgétaires pour que les magasins restent opérationnels et financièrement responsables. Le groupe d’entretien des installations de la chaîne d’épicerie nationale a été confronté à des défis particuliers : trouver un fournisseur de services gérés capable de :
• Organiser et mobiliser ses activités sur le terrain, formées et équipées
techniciens et leurs superviseurs régionaux dans un court délai,
Période de démarrage de deux semaines
• Respecter un délai d’intervention d’urgence de deux heures, même à la
Emplacements éloignés de certaines installations
• Qualifier les sous-traitants ayant des compétences spécialisées dans divers domaines
systèmes de bâtiment, y compris les systèmes d’incendie, les systèmes de sécurité,
portes basculantes, portes automatiques et génératrices, qui étaient
capable de répondre 24h/24 et 7j/7
• Respecter des exigences étendues en matière de rapports et de facturation
Solution
La chaîne d’épicerie nationale a lancé un appel d’offres pour le programme de services gérés, en commençant par un projet pilote qui comprenait quarante et une épiceries dans neuf États. Si le projet pilote s’avérait utile, le programme serait étendu à d’autres groupes de maintenance.
Nelson Refrigeration (Nelson), une entreprise Hussmann, avait une connaissance approfondie des systèmes et des équipements de la chaîne de magasins et une excellente relation d’affaires avec la direction du groupe. L’entreprise a fourni des services de CVCR au groupe pendant plus de vingt ans et a réalisé une variété de projets de construction, notamment des rénovations, de nouveaux magasins et des conceptions-constructions.
Confrontée à la tâche ardue de gérer plusieurs sites dispersés dans de nombreux États, la chaîne d’épicerie nationale a cherché à embaucher un fournisseur de services unique pour répondre à ses besoins en matière de gestion des installations.
Janvier 2014.
Une solution complète répondant aux cahiers des charges de l’agence
Nelson a approché Trane U.S. Inc. (Trane) pour faire équipe afin de soumettre une proposition à la chaîne d’épicerie nationale. Les deux sociétés se sont associées en tant que fournisseur unique pour offrir une solution complète répondant aux spécifications et aux exigences de l’appel d’offres. Trane offrait une expérience intégrée des services de gestion des installations et de maintenance des équipements, des capacités de gestion et d’administration des contrats, et des services de gestion des données et de centre d’appels. Nelson effectuerait toutes les opérations d’entretien avec des techniciens sur le terrain et des superviseurs régionaux, ainsi que la planification, l’ordonnancement, la gestion de la sécurité, la formation, l’estimation et l’approvisionnement.
Trane et Nelson ont remporté l’appel d’offres pour fournir des services complets de maintenance des installations 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an dans le cadre d’un programme de services gérés de manière centralisée pour les supermarchés principalement situés dans la région sud-est des États-Unis. La gestion, la supervision, les techniciens mobiles, les outils, les pièces, les matériaux, le centre d’appel et de répartition, et Comfortsite, un système de gestion des données d’installation basé sur le Web, sont fournis pour la réalisation de :
• Entretien et réparation des systèmes CVC et de réfrigération, des chambres froides et congélateurs, de la protection contre les incendies et de la durée de vie
systèmes de sécurité, systèmes de sécurité, systèmes et accessoires électriques et de plomberie, systèmes de quai, systèmes muraux, revêtements de sol, systèmes de portes coulissantes et basculantes automatiques, systèmes de fenêtres commerciales, systèmes de toiture et éclairage intérieur/extérieur
• Projets de restauration/rénovation
• Serrurier et services de clés
• Services de gestion des fluides frigorigènes
Résultats
Trane et Nelson se sont organisés conjointement pour gérer et fournir des services non programmés réguliers et sur appel pour la chaîne d’épicerie nationale, leur offrant un meilleur contrôle sur les actifs des magasins. La mise en œuvre du programme pilote de services gérés dans quarante et un magasins s’est avérée fructueuse grâce à l’amélioration des installations et de l’équipement, ainsi qu’à la réduction des dépenses d’exploitation et d’investissement.
L’équipe de Trane-Nelson a fourni une excellente qualité de service et un excellent contrôle des coûts, et a développé des relations commerciales exceptionnelles avec les clients dans le cadre du programme pilote d’installations de la chaîne d’épicerie nationale. Par conséquent, la chaîne d’épicerie nationale a utilisé le modèle pilote pour s’étendre à d’autres épiceries.
Le retour sur investissement du programme de services gérés a soutenu la décision de la chaîne d’épicerie nationale de faire appel à des services d’entretien complets pour les magasins restants dans trois autres régions des États-Unis. En plus des quarante-et-un magasins pilotes originaux, l’équipe de Nelson-Trane fournit désormais des services à quarante-trois magasins supplémentaires situés dans onze États, contribuant ainsi à la mission commerciale de la chaîne.